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新形势下农业科研院所科研档案管理思考以湖北省农业科学院植保土肥研究所为例

  摘 要:提高农业科研院所科研档案管理水平,有利于促进农业科技创新。文章以湖北省农业科学院植保土肥研究所为例,阐述了科研档案的管理现状、取得的成效,剖析了存在的不足,提出了加强管理队伍建设、提高科研人员档案意识、加快信息化建设、加强科研档案开发利用等推动科研档案高效管理的建议,以期为新形势下农业科研院所科研档案的高质量发展提供借鉴。

  关键词:农业科研院所;科研档案;管理现状;信息化建设

档案管理

  随着我国科技体制改革步伐的不断加快,《深化科技体制改革实施方案》《关于深化中央财政科技计划(专项、基金等)管理改革的方案》《科学数据管理办法》等一系列科技政策相继发布实施,对科学数据 、科 研 档 案 的 管 理 利 用 提 出 了 更 高 的 新 要 求 。2020 年 6 月,第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》;2020年 9 月,国家档案局、科技部联合发布第 15 号令,公布《科学技术研究档案管理规定》,进一步规范了科研档案工作。科研档案是科研活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录,是科研成果的重要组成部分[1],对后续科研工作的开展具有重要的促进作用。

  随着我国科技创新不断加速,科研档案数量激增,档案内容越来越丰富,科研档案工作也面临着更复杂的环境和更高的要求,加强农业科研院所科研档案管理的科学化、规范化、信息化建设,既能提高科研管理的效率,也能反映农业科研院所的学术水平,对提升我国农业科技创新能力和可持续发展水平具有重要的意义[1-2]。

  1 湖北省农业科学院植保土肥研究所概况

  湖北省农业科学院植保土肥研究所(以下简称“植保土肥所”)于 2001 年 2 月由原植物保护研究所和土壤肥料研究所合并而成,其前身可追溯至 1958年,发展历史长、档案资料存量大。植保土肥所现有正式职工 77 人,下设 8 个研究室及 4 个管理部门,有省部级及以上科研平台 13 个。主要围绕植物保护、土壤肥料两大学科,立足农作物重大病虫草害绿色防控、转基因生物安全评价、农业废弃物资源化利用、农业环境治理等领域开展农业科技创新、科技服务及示范推广工作。“十一五”以来,共承担各级各类科研项目 725 项,获省部级及以上奖励 37 项,获得授权专利 57 项,制定地方标准 30 项,发表论文 923篇,科技创新水平和服务产业能力得到不断提高,随之产生的科研档案资料也日益增加。近年来,植保土肥所着力加强全所档案工作管理体系、硬件条件、信息化、安全体系、服务能力等方面的建设,使档案工作日趋制度化、规范化、科学化,档案管理水平得到逐步提高。

  2 植保土肥所科研档案管理现状

  2.1 管理体系建设

  成立了植保土肥所档案工作领导小组,把档案工作列入了领导议事日程,确定了档案工作分管所领导。建立了以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络,实行全所档案集中统一管理,由 1 名在编办公室工作人员任专职档案员,此外还在各科室、团队设置 1 名兼职档案员。根据科研档案的产生、收集、整理、利用等环节的主体是科研人员的特点,植保土肥所与各团队/课题组签订了档案工作年度目标管理责任书,明确了全所各科室、团队的职责与工作内容,将档案管理纳入职工年度绩效考核范围。

  2.2 规章制度建设

  制定了植保土肥所档案工作管理规定及档案移交接收、统计、立卷归档、安全保管、保密、查阅利用、鉴定与销毁、档案人员岗位责任制、库房管理等 10 余项制度,通过建立健全工作职责和档案管理制度,把档案管理工作推上了规范化管理的轨道。同时,通过对广大干部职工的宣传教育,干部职工的档案意识和自觉遵守档案管理工作制度的自觉性显著增强。

  2.3 基础设施建设

  2017 年,植保土肥所着手改建了综合档案室,总面积达 161 m2,其中,库房 85 m2,办公室及阅档室 26 m2,实物档案陈列室 50 m2。库房建有 5×16 列共 80 组密集架,2×4 列共 8 组实物档案专柜,可满足今后 10 余年档案保管的需要,并配备符合要求且能正常使用的消防报警、安全监控系统、灭火器材、铁门、铁窗、防紫外线和防有害生物设施、空调机、除湿机、温湿度计等安保设施;配有档案工作专用计算机(含刻录)、扫描仪(含复印)、防磁柜、数码相机等设备,极大改善了档案保管条件,为档案的管理、利用奠定了良好的硬件基础。

  2.4 信息化建设

  为了适应新形势、新常态下现代化档案管理的需要,在进行日常档案规范整理的基础上,植保土肥所同步推进了档案信息化建设,购买了网络版的世纪科怡档案管理系统,具备了电子文件检索查询、安全存储、数据备份等基本管理功能,文书档案实现电子文档、扫描件、纸质原件三重管理,各类档案的电子目录及时入库,所有电子数据进行了双质备份,扎实推进了传统档案工作向信息化档案工作转变。

  2.5 安全防护措施

  植保土肥所多管齐下确保档案安全。一是严格执行档案保密管理制度。对涉密的文件资料,按照保密规定做好收发、分放、整理、归档等工作,确保做到不泄密;对借阅、复印的文件严格办理借阅手续,及时收回档案室;对拟销毁的资料定期进行定点存放,严格办理销毁手续,并到指定地点进行销毁。二是加强了计算机网络软硬件系统的管理,档案管理系统与公共网络、办公网络实行隔离,电子文件、目录与纸质文件同时保存、归档,双套备份。三是加强了网络系统安全建设。网上查询利用时进行计算机密码确认和系统密码确认“双保险”,确保档案信息在传输和利用过程中的安全;档案信息系统计算机定期维护,并配备专用的存储设备,外来移动存储介质严禁随意接入档案系统的计算机。四是加强了档案工作场所的安全检查,特别是对库房各项硬件设施全面进行年检。

  2.6 档案工作目标管理情况

  植保土肥所按照湖北省档案工作管理要求对库存档案重新进行了整理、编目、装盒,各类档案管理趋于完善,现存有文书档案、科研档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、专业档案等 7 类档案,该所于 2017 年成为档案工作目标管理省一级达标单位。科研档案是科研院所档案的主体,植保土肥所档案库房目前共保存自 1950 年以来的科研档案 1 326 卷、科研业务相关声像档案 711 张、获奖证书等实物档案 308 件,真实记录和反映了该所历年来承担的重要科研项目及取得的重大成果。

  3 农业科研院所科研档案管理存在的不足

  近年来,随着农业科技创新的不断加强,科研院所对科研档案的重视程度日益提高,档案管理队伍建设不断加强,各项规章制度逐步完善,科研档案管理水平得到了显著提升[1],但仍需清醒地认识到,当前科研档案的管理仍然存在种种影响其实现价值最大化的问题。

  3.1 档案管理人员业务水平有待提高 虽然很多科研院所都设置了专职档案员,但很多档案员存在缺乏档案专业背景、年龄偏大、未接受专业培训等问题。同时,因专职档案员人手有限,很多工作还需各科研团队、科室的兼职档案员配合完成,而兼职档案员工作重心无法放在档案上,加之缺乏专业知识且工作流动性大,对档案管理要求理解不到位,很难保质保量完成档案收集整理工作。即便建立了档案管理人员队伍,但因业务水平参差不齐,也难以实现档案高效管理,尤其是随着档案法律法规的更新及对档案工作要求的不断提高,档案管理员业务能力欠缺的问题日益凸显,急需提高其专业水平,丰富其现代化档案管理知识,提升其档案工作能力[2-4]。

  3.2 科研人员档案意识还有待提高 科研档案有一定的特殊性,其产生、形成的主体是科研人员,加上有些科研项目的实施周期很长且科研过程又存在时常变更调整的现象,故要确保档案的完整性和真实性,就必须得到科研人员的大力支持。调查发现,当前仍存在部分科研人员档案意识不强,不能及时有意识地收集、保存好科研原始档案的现象,导致部分宝贵材料缺失且后期很难补充完善。此外,个别科研人员认为重要的文件材料放在自己手里更方便,或以保密和其他理由为借口,不肯及时将具有保存价值的材料交给档案管理部门,致使部分科研档案不够规范完整、质量较差,最终影响档案后期的利用[5-6]。

  3.3 科研档案信息化管理不足

  当前,大多数科研院所的科研档案还是以纸质档案为主,已开展的数字化工作只是简单地将纸质档案进行扫描,信息化管理还处于初步探索阶段[7-8]。究其原因:一是缺乏实用性强、易操作且安全可靠的信息化管理系统;二是很多单位在人员配备、设施设备上还无法满足档案数字化和电子档案的规范化管理要求;三是作为重要凭证时,电子档案的真实性和客观性往往受到质疑[7]。

  3.4 科研档案开发利用不够

  当前,大部分单位的科研档案依然处于传统的收藏管理、浅层次、小范围的查阅使用层面,缺乏对档案的编研利用和深层次挖掘[9]。究其原因:一是在观念上还存在“重保管,轻利用”“重保密,轻共享”的现象,缺乏对科研档案资源的挖掘意识[9-10];二是受档案现代化管理水平还不高、共享意识还不强、档案借阅程序较烦琐等因素影响,档案的使用率明显降低。

  4 推动农业科研院所科研档案高效管理的建议

  为贯彻落实好新时期党和国家对档案工作提出的新任务、新要求,各单位应着力转变档案管理理念,从人力、物力、财力等方面多管齐下,收集好、保管好、利用好科研档案,推动科研档案管理水平跃上新台阶,更好地服务科技创新工作大局。

  4.1 加强科研档案管理队伍建设

  建立一支素质高、结构合理的科研档案管理队伍是实现科研档案规范化管理及有效利用的根本[1]。新时期对档案管理人员提出了新的要求,既要懂档案管理知识,又需懂信息技术;既要具备规范整理和妥善保管档案的能力,又要具备一定的编研能力[1];同时,还应了解农业科研基本规律及档案特点[6]。一是单位领导要重视档案管理人才的培养,将档案管理纳入单位重点工作。二是要有计划、长期性地组织开展档案专业知识和技能培训,组织档案管理人员到先进单位学习交流并鼓励引导其积极主动地进行自学,及时学习掌握最新档案法律法规及相关要求,全面提升档案管理人员的业务水平。三是档案管理人员应加强与科研人员的交流合作[4,6],积极主动地参与科研项目全过程,了解科研项目的立项、实施、结题、报奖等流程,熟知科研工作关键节点,对过程中可能产生的档案资料做到心中有数。

  4.2 提高科研人员档案意识

  科研人员是科研档案的产生者和直接责任人,科研人员的档案意识很大程度上决定着科研档案的质量和规范程度,故提高科研人员的档案意识显得尤为重要。一方面,通过加大档案法律法规的宣传力度,增强科研人员尤其是项目负责人的责任意识,使其意识到档案工作的重要性和必要性[5,11]。同时,开展档案收集归档的知识培训,使科研人员掌握一定的档案管理要素,知道归档范围并养成在项目实施过程中及时归档的习惯。另一方面,根据单位实际,制定科学合理的奖惩制度,明确科研人员在档案管理工作中的职责,将档案收集归档工作纳入科研人员年度绩效考核范围,并与评优、优先、职称评聘等挂钩[2],通过适当的奖惩施压来提高档案工作质量。

  4.3 加快科研档案信息化建设

  加快推动科研档案信息化建设,实现信息资源共建共享,不但能提高档案使用效率,而且能促进档案深度开发利用,是社会发展的必然趋势[12]。一是科研院所应根据国家档案管理相关法律法规要求,制定适合本单位的电子档案管理实施细则,实现对电子档案的规范化管理,确保电子档案真实、完整、可用、安全且符合国家标准归档格式。二是加大档案信息化建设的人员投入力度和多渠道争取资金投入力度,配备既懂档案管理知识又具有信息技术基础的档案管理人员,配齐应有的计算机、服务器、扫描仪、存储载体、网络平台等设施设备[13-14]。三是建立健全电子档案管理信息系统,自主开发或采购安全可靠、功能齐全、操作便捷的信息系统,充分做好安全防控措施,尤其是网络环境下的信息安全,严防系统被病毒攻击,确保电子档案不被篡改、不流失、不泄密等。同时,信息系统应以用户需求为核心,符合农业科研院所特点,具有采集、审核、分类管理、检索、读取、共享、数据分析、长期保存等功能[14],能为后期档案的深入挖掘利用提供服务。

  4.4 加强科研档案的开发利用

  科学合理管理科研档案的目的是为了更好地发挥其服务科研工作的作用,实现科研档案的经济社会价值。首先,档案管理人员应充分熟悉掌握所管辖档案的基本信息,了解科研人员的需求,能熟练、热情、及时、精准地为科研人员或决策者提供档案信息,提高科研人员对档案的认可度,从而使科研人员愿意使用档案和及时移交工作中产生的档案,形成良性循环。其次,大力加强对科研档案的编研工作,除定期编制科研院所志、成果汇编、大事记等外,更应紧紧围绕当前农业科技创新及产业发展关键问题和热点开展档案资料编研,为科研工作提供更多具有参考性、决策性的汇编材料[13]。最后,加强对科研档案的宣传报道,通过举办精品档案展览、优秀科技工作者人物风采展、建立单位陈列室、发放档案宣传资料、开展知识讲座等形式开展多样化的宣传,并充分利用新媒体平台在传播宣传上的优势,探索开展更直接、更便捷、更公开的档案宣传,不断提高科研人员及公众对科研档案的认知度,从而提高科研档案的普及率和共享率。

  5 参考文献

  [1] 王毅,张景娥,张铁桦,等 . 加强农业科技档案管理 更好地服务农业科技创新[J]. 农业科技管理,2013,32(5):60-63

  [2] 裴翠娟,王双跃,王兴发 . 对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考——以河北省农林科学院粮油作物研究所为例[J]. 农业科技管理,2013,32(3):32-35

  [3] 习浏 . 新时期农业科研单位档案管理工作现状、问题与对策——以湖北省农业科学院为例[J]. 湖北农业科学,2018,57(16):105-108

  [4] 鲍瑜 . 农业科研单位档案资源利用的问题及对策研究[J].湖北农业科学,2019,58(10):184-187

  [5] 孙敏杰,李瑞春,王超 . 对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考——以辽宁省经济作物研究所为例[J]. 园艺与种苗,2019,39(4):92-94

  [6] 赵华 . 农业科研院所科研档案管理存在的问题和建议[J].甘肃科技,2018,34(17):4-5

  [7] 温夏萍 . 农业科研院所档案管理信息化建设研究[J]. 中国管理信息化,2019,22(9):157-158

  [8] 王灿 . 农业科研档案信息化管理存在的问题及对策分析[J]. 中国管理信息化,2019,22(14):176-177

  [9] 崔淑贤,张志娟 . 农业科研档案资源社会化共享研究[J].园艺与种苗,2021,41(5):92-94

  选自期刊《农业科技管理》第 41 卷 第 3 期

  作者信息:刘友梅 1 张光阳 1 杨立军 1 柯 伟 1 蔡彦虹 2(1. 湖北省农业科学院植保土肥研究所 武汉 430064;2. 农业农村部科技发展中心 北京 100122)

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